Struktur Organisasi Proses pert 5 (Sistem Proyek Informasi)

Nama   : Hilda Faiqoturrohmah
NIM    : 12153203
Kelas   : 12.4A.35


Berikut diberikan tiga bentuk organisasi proyek :
1. Organisasi Proyek Fungsional – OPF

Keuntungan struktur organisasi OPK

1. prinsipnya sama dengan OPF, hanya disini ditambah dengan seorang koordinator yang tugasnya hanya mengelola proyek sebagai penanggung jawab tunggal, maka proyek lebih diperhatikan. 
2.  mengurangi tugas manajer lini dalam memimpim proyek dan pelaporan detail proyek. 
3.  sumber informasi, kesulitan, detail proyek, lebih mudah diperoleh dengan melalui koordinator.sebagai penanggung jawab tunggal. 

Kelemahan struktur organisasi OPF 

1. karena adanya kegiatan yang rangkap, maka seringkali proyek menempati prioritas kedua dibandingkan kegiatan rutinnya. 
2. penanggung jawab proyek dirangkap oleh manajer lini, sehingga tidak ada penanggung jawab tunggal.
3. kurang adanya penekanan kepentingan proyek disebabkan oleh perangkapan kegiatan fungsional tadi. 
4.  untuk proyek besar yang komplek tidak dapat diterapkan.

 2. Organisasi Proyek Murni – OPMi

Keuntungan :

1.  pimpro mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan proyek, dan bertindak sebagai penanggung jawab tunggal. 
2.    Efektivitas penyelenggaraan proyek yang dilaksanakan sangat tinggi

Kelemahan :

1. terlalu mahal dan tidak efisien untuk membagi dan memecah penggunaan sumber daya, misalnya peralatan konstruksi dan tenaga di masing-masing proyek. 
2. umur departemen fungsional tambahan amat terbatas sesuai dengan umur proyek yang ditangani.

3. Organisasi Proyek Matriks

 

 Keunggulan:

1. Dengan adanya penanggung jawab tunggal maka kepentingan proyek dapat dijaga, dipelihara dan dikerjakan terus-menerus secara berkesinambungan.
2.  Memungkinkan tanggapan atas persoalan yang timbul dengan cepat. 
3.  Memungkinkan pemakaian bersama terhadap tenaga ahli atau sumber  daya lain secara efisien oleh lebih dari satu proyek.
4. Di samping tugasnya dalam proyek yang bersangkutan, para spesialis dapat tetap memelihara dan meningkatkan profesinya serta mengikuti kemajuan teknologi karena tetap terikat dengan induk organisasi fungsionalnya. Petugas proyek memilki tempat bernaung yaitu, organisasi induk semula, bila proyek tidak memerlukan lagi keahliannya.

Kelemahan:

1. Meskipun tanggung jawab tercapainya sasaran-sasaran proyek seperti anggaran biaya, jadwal, dan mutu berada di tangan pimpro, tetapi keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan keperluan personil (kualits dan kuantitas) berada di departemen lain yang terletak di luar jalur komandonya.
2.  Mempunyai sifat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek. Sering kali organisasi tersebut memiliki tugas-tugas lain di samping proyek yang dimaksud, bahkan tidak jarang lebih dari satu proyek yang dikerjakan pada kurun waktu bersamaan.
3.  Terdapat dua jalur pelaporan (dua atasan) bagi anggota tim inti proyek. Hal ini sering menimbulkan kebingungan dalam melaksanakanpekerjaan. 

sumber
http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/473/jbptunikompp-gdl-djokosetri-23633-3-3_strorg-i.pdf

Kerangka Kerja / Framework Manajemen Proyek – Pertemuan 3

Nama : Hilda Faiqoturrohmah
NIM  : 12153203
Kelas: 12.4A.35
MK  : Proyek Sistem Informasi Manajemen

Kerangka Kerja / Framework Manajemen Proyek – Pertemuan 3

 

1. SCOPE MANAGEMENT

Merupakan Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan dan memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal-hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak.

Ada 6 tahap dalam scope management yaitu :

1. Plan Scope Management, Proses menciptakan rencana ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.
2. Collect Requirement, Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek.
3. Define Scope, Proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk.
4. Create WBS (Work Breakdown Structure), Penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.
5. Validate Scope, Tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
6. Control Scope, Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya. 

2.  TIME MANAGEMENT

Merupakan suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, dan efisien tidak lain mengandung makna pengurangan waktu yang ditentukan.

 

Ada 7 tahap dalam time management yaitu :

1. Plan Schedule Management, Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk merencanakan, membangun, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.
2. Define Activities, Suatu proses mengidentifikasi dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu penyelesaian proyek secara terperinci, lengkap dan jelas.
3. Sequence Activities, Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan suatu proyek.
4. Estimate Activity Resources, Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan (material), sumber daya manusia, peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas.
5. Estimate Activity Duration, Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumber daya.
6. Develop Schedule, Untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek.
7. Control Schedule, Untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

3. COST MANAGEMENT

Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya.

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

 
 

4. QUALITY MANAGEMENT

Merupakan proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

Ada 4 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Quality, Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.
2. Perform Quality Control, Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
3. Perform Quality Assurance, Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.
4. Quality improvement, Proses menganalisa kinerja dan mengambil tindakan metodis dan sistemik untuk memperbaikinya

5.  HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek) adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Manajemen SDM dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional.

Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Ada 4 tahap dalam human reseorce management yaitu :

1. Plan Human Resource Management, Mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.
2. Acquire Project Team, Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.
3. Develop Project Team, Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
4. Manage Project Team, Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

6. COMMUNICATION MANAGEMENT

Merupakan sebuah proses pengembangan pendekatan yang paling sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek dengan didasari pada kebutuhan informasi masing-masing stakeholder dan informasi serta asset-aset organisasi yang tersedia.

Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:

1. Plan Communication Management, Proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia.
2. Manage Communication, Proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan dan penempatan dari informasi proyek berdasarkan communication management plan.
3. Control Communication, proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.

 

7. RISK MANAGEMENT

Merupakan suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumber daya.

8. PROCUREMENT MANAGEMENT

Merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek.

Ada 4 proses dalam procurement management yaitu :

1. Plan Procurement, Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
2. Conduct Procurement, proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak.
3. Control Procurement, Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
4. Close Procurement, Proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan. Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

9. PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan.

Project Integration Management terdiri dari:

1. Develop Project Charter, Dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek.
2. Develop Project Management Plan, Dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek.
3. Direct and manage Project Work, Proses menjalankan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management plan dalam rangka memenuhi tujuan dari proyek.
4. Monitor and Control Project Work, Suatu tindakan yang saling timbal balik jadi saat kita melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap proyek yang sedang kita jalankan.
5. Perform Integrated Change Control, Proses meninjau kembali semua permintaan perubahan yang terjadi dalam keputusan di dalam sebuah proyek seperti dalam organizational process asset dan project management plan.
6. Close Project or Phase, Proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan.

  SUMBER :
http://www.mypmhome.com/project-time-management/
https://ops.fhwa.dot.gov/publications/fhwahop09028/chap_2.htm
https://vgpblog.wordpress.com/2015/12/06/generating-value-by-implementing-a-quality-management-system-qms/

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_risiko

imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI8.ppt

blog.trisakti.ac.id/informazi/2011/11/17/manajemen-sdm-proyek/

http://manproimam.blogspot.co.id/2012/01/project-quality-management.html

http://project-management-knowledge.com/definitions/p/plan-purchases-and-acquisitions/

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/5-project-scope-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/6-time-management.pptx

https://manprountel.wordpress.com/project-cost-management/

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/10-project-communications-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/12-project-procurement-management.pptx

https://manprountel.files.wordpress.com/2014/12/4-project-integration-management.pptx